Административный специалист

Обязанности:

Организационная поддержка руководителя:

• Сбор, систематизация и структурирование данных по запросу;
• Организация приема посетителей различных уровней, в том числе иностранных партнеров;
• Ведение протоколов хода и результатов встреч, переговоров, конференц-звонков, оформление их результатов документально;
• Доведение до сведения сотрудников, контрагентов распоряжений руководства, контроль сроков их выполнения;
• Иные поручения руководителя.

Делопроизводство:

• Организация делопроизводства, систематизация учета документов и их сохранности (ведение архива, в т.ч. электронного);
• Выставление счетов и подготовка актов (в том числе на английском языке);
• Оформление и контроль своевременной оплаты поставщикам;
• Проведение аудита практической ценности архивных документов в соответствии с установленными сроками хранения;

Закупки (тендеры и неконкурентные закупки):

• Подготовка тендерной документации к публикации;
• Подготовка пояснительных записок и иных внутренних документов, необходимых для проведения закупки;
• Общение с контрагентами в процессе подготовки и по завершении тендера, подготовка договоров на внутреннее согласование.

Travel поддержка департамента:

• Подготовка командировочных удостоверений;
• Ведение реестра по командировкам, документам, визам командируемых сотрудников департамента.

Требования:

• Высшее образование;
• Английский язык не ниже Upper-Intermediate, знание основ деловой переписки на английском;
• Владение программами Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) на уровне продвинутого пользователя;
• Знание базовых принципов бухучета, умение «прочитать» первичку, выявить ошибки;
• Знание основ закупочной процедуры и этапов заключения договора;
• Умение составить техническое задание на закупку в сфере ИТ (оборудование, ПО, ИТ-услуги);
• Знание программ электронного документооборота;
• Навыки делопроизводства, умение вести протоколы, составлять презентации.

Условия:

• Официальное трудоустройство;
• График работы 5/2;
• Офис расположен в бизнес-парке «Румянцево» (м. Румянцево);
• Льготные и корпоративные авиабилеты для сотрудников и членов их семей (супруг(а), дети, родители) на рейсы авиакомпаний Группы «Аэрофлот».

Если ты хочешь в нашу команду, направь резюме на hr@pobeda.aero